Tietosuojaseloste

24.2.2022
Terveytesi Palvelut Oy:n tietosuojakäytännöt

Terveytesi Palvelut Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Terveytesi Palvelut noudattaa toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), Suomen kansallista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja terveyspalvelualaan liittyvää sääntelyä.

Henkilötietojen käsittelyssä Terveytesi Palvelut erottelee toisistaan potilastiedot ja muut henkilötiedot. Potilastiedot tarkoittavat henkilön hoitoa koskevia tietoja, joihin sovelletaan potilastietoja koskevaa erityislainsäädäntöä. Muut henkilötiedot taas liittyvät Terveytesi Palveluiden rekrytointiin, palveluiden tarjoamiseen, yhteydenpitoon ja asiakassuhteiden hoitamiseen.

Terveytesi Palveluiden rekistereissä oleviin potilastietoihin ja muihin hyvinvointia tai terveyttä koskeviin henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilö hoitavilla tai hoitoon liittyviin tehtäviin osallistuvilla Terveytesi Palveluiden työntekijöillä. Kyseisiä tietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaamme suostumuksella tai lainsäädännön nojalla.

Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen

Rekisterinpitäjä

Terveytesi Palvelut Oy

Rautatienkatu 38 A 34, 90120 Oulu

Y-tunnus 3134980-3

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lääketieteellinen johtaja Jyri Moilanen (jyri.moilanen@terveytesi.com)

Rekisterin nimi

Terveytesi Palvelut Oy:n asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri.

TERVEYTESI PALVELUT OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Terveytesi Palvelut Oy

Rautatienkatu 38 A 34, 90120 Oulu

Y-tunnus 3134980-3

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja Pekko Oja (pekko.oja@terveytesi.com)

Rekisterin nimi

Terveytesi Palvelut Oy:n Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Terveytesi Palveluiden ja rekisteröidyn työnantajan sekä työntekijän (lääkäri) välinen asiakassuhde. Terveytesi Palveluiden oikeutettu markkinointitarkoitus tai rekisteröidyn antama suostumus.

Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennetaan Terveytesi Palveluiden olemassa olevien ja mahdollisten tulevien asiakasyritysten yhteyshenkilöiden sekä työntekijöiden (lääkäreiden) tietoja.

Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia henkilöitä voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• Lääkäreiden rekrytointi.
• Terveytesi Palveluiden ja sen yhteistyökumppaneiden markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu.
• Asiakassuhteen analysointi, raportointi sekä muut asiakkuuden kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

Markkinointitehtäviä voidaan ulkoistaa Terveytesi Palvelut Oy:n konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi, asema, kotikaupunki ja/tai osoite, puhelinumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
• Toivotut yhteydenpitomuodot.
• Palvelujen tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
• Rekrytoinnin kannalta olennaisia tietoja lääkärin työskentelyhistoriasta, kiinnostuksesta avoimiin työmahdollisuuksiin sekä ajankohta milloin työskentely Terveytesi Palveluilla olisi mahdollista.
• Muita asiakassuhteen ylläpitämisen kannalta olennaisia tietoja.

Rekisterinpitäjän internet-sivuilla voidaan kerätä sivun käyttäjien käyttäytymistietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön kieltämällä haluamansa evästeet selaimensa asetuksista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• Yritys, yrityksen yhteyshenkilö tai lääkäri itse.
• Ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit.
• Erilaiset tapahtumat, kuten eri puolilla Suomea järjestettävät lääkäripäivät ja muut messut.

Henkilötietojen säilytysaika

Terveytesi Palvelut säilyttää henkilötietoja Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisterissä, ellei rekisteröidyn työnantaja ole päättänyt asiakassuhdetta Terveytesi Palveluiden kanssa ja/tai rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta Terveytesi Palveluiden tai Terveytesi Palveluiden lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin erillisen suostumuksen mukaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa käyttämämme pilvipalveluiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Aineisto on sähköinen ja sitä pääsee käsittelemään ainoastaan vain siihen oikeutettu työntekijä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Mahdolliset sähköisen materiaalin ohella syntyvät manuaaliset aineistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisterissä oleva henkilö voi antaa Terveytesi Palveluille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

Oikeus päästä tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisteriin on tallennettu (Henkilötietolaki 29 §). Rekisteröidyn tulee esittää kirjallisen korjauspyyntö rekisterinpitäjälle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tiedon korjaamista tai poistamista.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ne tiedot, joita rekisteriin merkitty henkilö on itse toimittanut Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen

Terveytesi Palvelut Oy:n työnhakijan tietoja koskeva rekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Terveytesi Palvelut Oy

Rautatienkatu 38 A 34, 90120 Oulu

Y-tunnus 3134980-3

Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Pekko Oja
pekko.oja@terveytesi.com

Terveytesi Palvelut Oy:n toimipaikoissa vastaavia henkilöitä ovat johtavat lääkärit ja esimiehet

• Hallinto, Pekko Oja (pekko.oja@terveytesi.com)
• Lääketieteellinen johtaja ja hallituksen puheenjohtaja, Jyri Moilanen (jyri.moilanen@terveytesi.com)

Rekisterin nimi

Terveytesi Palvelut Oy:n rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on toimia kohdennettuun tai avoimeen rekrytointiin osallistuneiden työnhakijoiden koulutuksen, osaamisen ja tehtävään soveltuvuuden arvioinnissa heidän ilmoittamiensa tietojen perusteella. Rekisteröityjen tietoja käsitellään Terveytesi Palvelut Oy:n rekrytointitilanteissa. Manuaaliset tiedot säilytetään lukitussa arkistossa hallinnossa. Rekisteröityjen työnhakijoiden tietoja säilytetään seuraavasti:

• avoimen hakemuksen saapumisesta 6 kk
• kohdennetun haun hakemukset säilytetään 12 kuukautta saapumisesta

Tiedot säilytetään ja hävitetään niin, etteivät sivulliset henkilöt pääse niitä käyttämään.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään työnhakijan nimi, yhteystiedot, työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten koulutus, työkokemus, osaaminen ja mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tietoja koostuu työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esim. JulkiTerhikki. Työntekijän luvalla voidaan tietoja koota entisiltä työnantajilta ja suosittelijoilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset tai tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekrytointiprosessissa kertyneitä tietoja ei luovuteta Terveytesi Palvelut Oy:n ulkopuolisille tahoille. Sähköisen rekrytointijärjestelmän tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen perusteet

Rekrytoinnissa kertyneitä tietoja voivat käsitellä vain siihen osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistossa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Sähköisen rekisterin tiedot on salattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Eri ohjelmasovelluksiin on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja niiden antamien oikeuksien laajuus on määritelty työtehtävien mukaan.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Työnhakija voi pyytää tietojensa tarkastamista toimitusjohtajalta vapaamuotoisella, allekirjoitetulla pyynnöllä. Tarkastus pyritään järjestämään ilman viivettä noin viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Työnhakijan tulee osoittaa kirjallisin dokumentein virheellinen tieto, jonka jälkeen virhe voidaan korjata.